Katıldığım seminerlerden birinin başlığı zaman yönetimi ve hayat becerisiydi. Komplike projelerle başa çıkmanızı gerektiren bir işiniz, üstesinden gelmeniz gereken birçok sorumluluklarınız, gün boyunca toplantılar ve diğer nedenlerle kesintiye uğrayan bir çalışma hayatınız varsa zaman yönetimiyle ilgili bu yazı ilginizi çekebilir.

Hepimiz iyi biliyoruz ki zamanı yönetmeyi becerdiğimizde gün boyunca daha verimli oluyor ve bitirilmesi gerekenleri bitirebiliyoruz. Ayrıca zaman yönetimi stresi  azlattığı için hayat kalitemizi de arttırıyor.

Doğasında organizasyon yeteneği olanların bile kolaylıkla dikkatinin dağıldığı çağımızda nasıl organize oluruz ve bunu sürdürürüz? İşte seminerin özündeki soru buydu.

Birkaç saat boyunca konuşmacıyı dinleyip kendi gruplarımızda bizden beklenen aktiviteleri tamamladık. Bu sırada herkes kendisindeki zaman yönetimi artılarını ve eksilerini görme fırsatı buldu.

Seminer sonunda kabaca aşağıdaki listeyi çıkardım. Organizsyon becerisi olmayanlar için bu listeden bir madde seçip iki hafta uygulaması öneriliyor. Eğer başarılırsa bir madde daha ekleyerek iki hafta boyunca iki maddeyi de uygulaması bekleniyor. Uygun olmayan maddelerin bırakılması ve yenilerinin denenmesi de tavsiye ediliyor.

• Her günü planlamak: Plan yaptığımızda kontrol bizde oluyor. Bunun için “yapılacaklar listesi” oluşturmak öneriliyor. Bu listenin en başına en önemli madde getirlerek önem sırasına göre diğer maddeler ekleniyor. Böylece çakışmalar engellendiği gibi son-dakika kargaşası da olmuyor. Konuşmacı her gün telefonunda, bilgisayarında ve kağıt üzerinde olmak üzere üç değişik yapılacaklar listesi oluşturuduğunu söyledi. Ne organizasyon!
• Öncelikleri belirlemek: Göreceli olarak daha az önemli olan işleri ayıklamak hem zaman harcamayı hem enerji tüketmeyi engelliyor.
• Hayır demeyi bilmek: Hedefleri göz önünde bulundurmak ve yeni işler eklemeden önce günlük akışa bakmak tavsiye ediliyor. Bu davranış, üstesinden gelemeyeceğimizi düşündüğümüz sorumlulukları almayı ve dolayısıyla yıpranmayı önlüyor.
• Delege etmek: Yapılacaklar listesine bakarak bir başkasının yapabileceği işi o şahsa havale etmekle stres azaltılıyor.
• Yeterli zaman ayırmak: Bazı işlere diğerlerinden daha çok zaman ayırmakla hatalar engelleniyor, geri dönüp düzeltmek için zaman harcanmamış oluyor.
• İşi küçük parçalara bölmek: Büyük ve zaman alıcı işleri birkaç dakikalık işlere dönüştürerek kolaylaştırmak öneriliyor. Bu sayede zihne de kolaylık getiriliyor çünkü işin bunaltıcı olduğu düşünülmemiş oluyor.
• 10 dakika kuralını kullanmak: Bir işe başlayşıp kesintisiz 10 dakika çalışmak suretiyle işin bitirilebileceğine inanmak sorumlulukları kolay kılıyor ve odaklanmak sorun olmuyor.
• Dikkatin dağılmasını engellemek: Büyük projeleri bitirmek için kolları sıvadığımızda etraftakileri uyarmak, telefonlara cevap vermemek, emaillere zaman ayırmamak ve hatta gerekirse ofis kapısını kapatmak öneriliyor.
• Odaklanmayı maksimuma çıkarmak: İyi uyku alışkanlığı, sağlıklı beslenme ve egzersiz sayesinde konsantre olmak kolaylaşıyor, hızlı ve verimli çalışma artıyor böylece işler kısa sürede tamamlanabiliyor.
• Mola vermek: Stres organizasyon yeteneğimizi de köreltiyor. Mola gerektiğinde işe ara vermek öneriliyor. Ofis egzersizleri de çalışma ortamının olmazsa olmazı haline getirilmelidir deniyor.
• Zaman yönetimi kursu almak: Her ne kadar profesyoneller olarak zamanı yönetmeyi bilsek de, dönem dönem böyle tazeleyici kurslar öneriliyor. Her işverenin önerdiği bu tür bir fırsat olmayabilir ama genelde üniversiteler ve eğitim ortamlarında zaman yönetimi kursları bulmak mümkün olabilir.