Verimli  Toplantılar, Verimsiz Toplantılar

Gerektiğinde toplanmak iyidir. Toplantılar kültürel alışveriş yapılan ortamlardır. Toplantılar doğrudan ofisle ilgili konular için yapılabileceği gibi, fikir üretmek için, beyin fırtınası için de yapılabilir. Bazı toplantılar zevklidir ama maalesef hepsi değil.. Tüm bunları söyledikten sonra, hepimiz verimli geçen toplantıları aşağı yukarı biliriz.. Ama verimsiz toplanıtlarda vardır..

Toplantı katılımcılarına baktığımızda aşağıdaki senaryolardan bazılarını gördüğümüzde biliriz ki o toplantıda birşeyler eksik, birşeyler istendiği gibi gitmemiş birşeyler hedefe varmamış, birşeyler başarılamamış..

Örneğin katılımcılar arasında şunlar göze çarpıyorsa:

  • Konuşmuş olmak için konuşanlar
  • Masanın altından mesajlaşanlar
  • Geçen toplantıda konuşmamış mıydık’ diye söze girenler
  • Neden o toplantıya çağrıldığını bilemeyen, habersiz tipler
  • Dizüstü bilgisayarda ya da tablette not tutuyormuş gibi yapıp, email yazanlar, nette arama yapanlar
  • İlgisizce oturanlar, uyuklayanlar
  • Sorularıyla toplantı konularını alakasız yerlere çekmeye çalışanlar

Verimsiz toplantılar nasıl verimli hale getirilebilir?

  • Katılımcılara daha önceden gönderilen emaile ajenda eklenmelidir. Katılımcılardan toplantıya birer fikir ile katılmaları istenmelidir. Eğer katılımcılar kendi fikirlerinin tartışıldığını görürlerse, toplantıda daha uyanık otururlar.
  • Emailde ajandadan başka tartışılacak konularla ilgili kısa bilgiler de verilmelidir ki katılımcı nereye ve ne için gittiğini daha önceden bilsin.
  • Her saat başı mola vermek gerekir çünkü kimse bir saatten uzun süre odaklanamaz! Ve tabi tuvaleti kullanması gerekiyorsa, kimse aklını toplantıya veremez!
  • Toplantı süresini kısa tutmakta da fayda var. Çoğu kez bir saatte yapılacak bir toplantı, yarım saate sığdırılabilir!
  • Boşa soru soranlar her zaman kendini belli eder. Bu tür katılımcılara kısaca “Ne alaka?” demek gerek ama doğrudan söylemek uygun olmayabilir.. “Böyle bir bağlantıyı nasıl kurdunuz? Dediğiniz şekilde bir alaka olmadığından, toplantıyı kesmeyelim ve devam edelim..” gibi birşeyler demek daha yerinde olur. Ya da “İsterseniz bu konuyu başka bir toplantıda tartışalım” diyerek geçiştirebilirsiniz.
  • Toplantıların başlangıcında hep pozitif bir konuşmayla girmek ve negatif enerjiden uzak durmak gerekir. Örneğin son zamanlarda konu ile ilgili neler değişti ve değişikliklerden hangileri daha başarılı sonuçlara imza attıysa bunu katılımcılarla paylaşmak etkin bir giriş olabilir. “Eskiden ….. yapardık, şimdi …. yapıyoruz ve daha iyi sonuçlar elde ediyoruz” gibi bir başlangıç tüm grubu enerjetik ve heyecanlı hale getirir.
  • Katılımcı sayısı arttıkça, ilgi azalabilir. Katılımcı sayısı azaldıkça, konuya ilgi artabilir çünkü katılımcılar aidiyet hissederler.

Toplantılar verimli de olabilir, verimsiz de. Bu tamamen toplantının düzeninde, düzenlemesinde ve tasarımında yatan bir ayrıntıdır. Belki de en önce: “Bu konu konuşulmalı mı? Bu konu gerekli mi? Bu konu önemli mi?” gibi sorularla başlanmalıdır tasarlamaya..verimli toplantilar